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Listado de herramientas imprescindibles para seguir siendo productivo durante los viajes de trabajo
Viajes
de trabajo
Herramientas imprescindibles

En según que sectores, empresas o tipos de trabajo, los viajes de negocios frecuentes pueden llegar a ser inevitables.

Aunque nos reporten beneficios para nuestra empresa, muchas veces los viajes de trabajo suponen una gran cantidad de horas muertas que nos gustaría aprovechar para avanzar con nuestras tareas laborales. O, simplemente, queremos seguir estando al tanto de todo de lo que sucede para que no nos cueste tanto ponernos al día a nuestra vuelta.

Como agencia de viajes especializada en soluciones para viajes de empresa, sabemos lo importante que es maximizar el tiempo cuando se viaja por negocios. Por eso, aquí te dejamos un buen número de herramientas que te ayudarán a mejorar tu productividad durante tus viajes de negocios.

Aplicaciones para coordinar el trabajo

Tanto si diriges un equipo como si formas parte de él, que hayas salido por un viaje de empresa no significa que el resto del personal quede paralizado.

Prueba estas herramientas para gestionar el trabajo de tu equipo y verás cómo continuáis avanzando aunque parte del mismo no esté presencialmente en la oficina.

Asana

Asana es una herramienta que te ayuda a coordinar el trabajo de tu equipo para que todos sepan qué debe hacerse, quién es el responsable y para cuándo debe realizarlo.

Las capacidades de Asana te permiten la gestión de proyectos, la comunicación entre todo el equipo o entre distintos departamentos, la gestión de equipos o la visualización de tareas de forma organizada y sistematizada.

Además, Asana está integrada con multitud de herramientas para facilitarte aún más la gestión del trabajo durante tus viajes de negocios.

Aplicaciones para estar al día

Una de las cosas que más nos cuesta a todos cuando volvemos a la oficina después de varios días fuera es ponerlos al día con todo lo que ha ocurrido durante nuestra ausencia.

Aprovecha los “ratos muertos“ durante tu viaje de trabajo para que a la vuelta no tengas que pasarte una mañana entera repasando lo sucedido.

Puedes ayudarte con estas herramientas.

Feedly

Feedly es la aplicación que toda persona que le guste leer y estar al día de todas las novedades de su sector debería de tener.

Es un agregador de noticias que sirve para saber cuándo publican nuestros blogs preferidos sus artículos y estar al día de todos.

Su funcionamiento es muy sencillo: una vez que te crees una cuenta, deberás agregar el contenido que te interese seguir y que podrás buscar por nombre, hashtag o URL.

A partir de ese momento, cada vez que un blog o revista publique o actualice una entrada, este agregador de noticias te informará. Los mismo hará con todas las noticias relevantes relacionadas con los hashtag introducidos.

Si además organizas estos contenidos por categorías, al volver de tu viaje de trabajo estarás igual de informado que si no te hubieras ido nunca.

Pocket

Con esta herramienta podrás guardar en la nube contenido para su posterior lectura o visualización en el PC, Tablet o Smartphone.

Cuántas veces ves una información o noticia que te resulta interesante y, o bien no tienes tiempo de leerla en detalle en ese momento o no quieres perderla de vista para utilizarla en otro momento. Pocket viene a resolverte este problema.

Es tan sencilla como crearte una cuenta, lo que no te llevará más de dos minutos, y empezar a utilizarla.

Nuestra recomendación es que añadas el botón de Pocket a tu navegador para facilitarte aún más la tarea de recopilación. De esta forma, cuando veas algún artículo de tu interés, simplemente tendrás que pulsar el botón de Pocket y éste inmediatamente te lo guardará organizado según tus preferencias.

Los enlaces y páginas se pueden almacenar desde el navegador, por correo electrónico o desde miles de aplicaciones.

La ventaja de esta herramienta durante tus viajes de empresa es que funciona sin conexión a internet por lo que puedes aprovechar los vuelos para leer todo el contenido que previamente te has guardado en Pocket.

Evernote

Evernote es una aplicación gratuita multiplataforma (vale para cualquier tipo de dispositivo) que sirve para diversos propósitos: como un archivo digital, como una herramienta para tomar notas a diario, como un sistema de gestión de tareas o de proyectos, para guardar recetas, ideas, apuntes y más.

Todo lo que haces en Evernote queda guardado y sincronizado en la nube.

Entre otras ventajas, destacamos:

  • tiene un estupendo editor de textos por lo que es como tener un mini Word integrado;
  • te ofrece 60Mb de almacenamiento cada mes en su versión gratuita;
  • tiene un buscador interno que te permite acceder fácilmente a tus notas.
  • y puedes tener archivos con otros colaboradores

Se puede utilizar como: bandeja de entrada universal, para escanear documentos importantes y guardarlos en la nube para tenerlos siempre a mano, para tomar notas, como sistema de referencias para investigaciones, como sistema de gestión de tareas, para crear plantillas de trabajo…

Es tan versátil que se ha convertido en una de las aplicaciones más utilizadas. De hecho es probable que ya la conozcas y utilices en tu día a día y en tus viajes de trabajo.

Aplicaciones para reuniones

Incluso durante tus desplazamientos por negocios puedes necesitar reunirte con tu equipo o mantener una entrevista con un cliente. Puedes hacerlo de forma fácil y cómoda aunque estés en la otra punta del mundo, utilizando estas plataformas.

Appear.In

Appear.in es una herramienta de colaboración de video que te permite tener conversaciones de video sin esfuerzo.

Es fácil y rápida de usar. No tienes más que dar permiso a la cámara y micro y ya estás funcionando. No tienes ni que registrarte, ni la persona que usa la aplicación tiene que hacer nada más allá de entrar al enlace y dar permisos a la cámara y micro.

Sus ventajas son:

  • Rapidez y facilidad. Puedes montar una sala “on the go” sin necesidad de registrarte.
  • Puedes compartir pantalla con un click.
  • Funciona en móvil, con o sin aplicación.

Te facilitará mucho la vida si estás de viaje de trabajo y debes mantener una entrevista con un cliente. De forma rápida y sencilla podrás tener una reunión con él como si lo hicierais presencialmente.

Zoom

Es una de las plataformas más destacadas de video conferencias, servicios de conferencias web y webinars.

Es similar a Appear.in aunque más veterana, más completa y también algo más compleja en su uso.

Para empezar, sí necesitaremos instalar el cliente (gratis, eso sí).

Y la persona que hable con nosotros, también.

Entre sus ventajas destacan:

  • Se puede llamar por teléfono (a un número local de cada país) para entrar a la conferencia (sólo por audio, como es lógico), algo que puede venir bien a más de uno en el caso de zonas con poca cobertura de datos o cuando varias personas se tienen que unir y no tienen portátil
  • podemos grabar la conversación
  • se puede usar el chat
  • es una estupenda herramienta para webinars de hasta 100 participantes
  • también podemos anotar en pantalla compartida, compartir la pantalla del móvil (si entramos por la aplicación) y mucho más.

Si estás fuera por un viaje de trabajo y tienes que mantener una reunión con tu equipo esta es una muy buena opción.

Aplicaciones para no olvidarnos de nada

Cuando estamos de viaje por negocios se nos juntan las tareas habituales con las propias de nuestro viaje de trabajo lo que complica que a veces podamos llegar a todo.

Si utilizas estas aplicaciones tendrás mucho más sencillo recordarlo todo y no dejar ninguna tarea sin hacer.

Paper by Fifty Three

Un iPad es un dispositivo estupendo para usar como cuaderno de dibujo. Esto es precisamente lo que hace Paper, poniendo en nuestras manos una herramienta que nos sirve para escribir, dibujar, tomar notas, esbozar ideas y mucho más.

Posee una amplia selección de pinceles y colores. Además utiliza gestos simples para añadir notas a las fotos en un segundo o transformar textos en listas.

Con Paper tendrás un cuaderno ilimitado y siempre al día fácilmente transportable y compartible.

Just Press Records

Diariamente nos enfrentamos a tantas cosas que no es fácil recordarlas, y por eso registrarlas es una buena opción. Sobre todo, si viajas por trabajo, no siempre tienes a mano un cuaderno en el que apuntar todo lo que te va surgiendo.

Just Press Record es una grabadora de audio para dispositivos móviles que comienza a funcionar con un solo toque de pantalla, permitiendo así tomar notas rápidas o grabar momentos sonoros únicos.

Una de sus grandes ventajas: puede transcribir el audio a texto, incluso utilizando hasta 30 idiomas y teniendo en cuenta la ortografía.

También te permite sincronizar el audio almacenado con otros dispositivos a través de iCloud.

ATracker

Es una aplicación que gracias a su presentación sencilla te permite hacer un seguimiento a un número ilimitado de tareas pendientes.

Con ella podrás registrar actividades diarias y repetitivas en el trabajo, proyectos laborales pero también actividades personales.

En realidad es apta para cualquier otra actividad que desees controlar.

La interface es muy intuitiva y personalizable.

El Inicio y fin de actividades se realiza con sólo un toque y se pueden crear alarmas para actividades que sonarán aún si la aplicación no está activa!

Te permite llevar un registro completo de actividades. Muestra las actividades a una fecha, crear reportes estadísticos en gráficos de barra o circular y exportar actividades vía Email lo que te será muy útil para mantenerte productivo durante tus viajes de trabajo.

Any.do

Es una aplicación de gestión de tareas avanzada con la que puedes comprobar la hora, fecha y ubicación de tus alertas y agruparlas por categorías.

Se fomenta el trabajo colaborativo al permitir listas compartidas, asignar tareas o supervisar cómo avanza el trabajo pendiente gracias a una función de seguimiento y chateo.

Las tareas se organizan por listas y proyectos a los que se asigna un color para establecer un orden de prioridades. También cuenta con una opción para agregar recordatorios y existe la posibilidad de que estos recordatorios se basen en la ubicación para recordar una tarea asociada a la sede de un determinado cliente.

Posee una sincronización sencilla en tiempo real con el calendario de tu teléfono, calendario de google, eventos de facebook, calendario de outlook o cualquier otro calendario para que no olvides ningún evento importante
Dispone de un seguimiento de tareas y acciones después de una reunión, mientras que aún está fresca en tu cabeza.

También te permite compartir listas entre miembros de tu equipo, asignarles tareas, chatear y mucho más. Te ayudará a que estéis sincronizados y a tener recordatorios para que podáis centraros en lo que realmente importa, sabiendo que habéis tenido un día productivo en el que habéis tachado muchas tareas de vuestra lista.

Aplicaciones para movernos por el mundo

Tripit

Si viajamos constantemente por trabajo o también si lo hacemos por placer, esta aplicación nos facilitará la vida.

Permite añadir directamente información cobre selección de asientos de tus vuelos, datos de tus reservas de hoteles y demás confirmaciones organizando nuestros itinerarios y entregando alertas y guía de viaje, estado de vuelos, distancias para reuniones o lugares integrados con Google Maps y listas de actividades a realizar.

Puedes incluir destinos y trayectos sólo reenviando a la web el mail de confirmación. Es decir, si contratas un vuelo y reenvías a Tripit el mail de la reserva que te enviamos desde tu agencia de viajes, la propia aplicación incluirá este vuelo en tu ruta de viaje.

Además de organizar toda la documentación que vas generando sobre tu viaje, te permite ponerla en común con tu equipo de trabajo, sincronizarla con tus calendarios, guardar estadísticas de tus viajes… un sinfín de propuestas en función de cuánto quieras o necesites dar a conocer tu viaje.

Con esta herramienta te preocuparás sólo por lo que debes hacer en tu viaje de negocios y no por cómo llegar a tus destinos.

Google Translate

Google™ Translate es un sistema multilingüe de traducción automática, desarrollado y proporcionado por Google, para traducir texto, voz, imágenes o video en tiempo real de un idioma a otro. Ofrece interfaz web, así como interfaces móviles para iOS y Android.

El Traductor de Google posee la capacidad de traducir 103 idiomas en distintos niveles y es un servicio gratuito.

Es una herramienta ideal para los servicios de traducción y es especialmente útil cuando se viaja al extranjero.

Una de sus características más destacadas es su capacidad para conectarse offline sin conexión adicional por lo que no necesitarás servicio Wi-Fi para usarlo.

Además, te permite tomar una fotografía de un cartel o un documento y luego traducirlo al idioma de preferencia.

Está claro que seguiremos realizando viajes de trabajo y nosotros aquí estaremos como tu consultora turística para ofrecerte las mejores soluciones para tu empresa. Sin embargo, viajar por negocios no supone que el resto de nuestra vida profesional quede paralizada. Podemos seguir siendo productivos gracias a la ayuda de la tecnología y la gran cantidad de herramientas y aplicaciones que existen hoy en día.

¿Utilizáis estas herramientas en vuestros desplazamientos de negocios? ¿Conocéis alguna otra que os resulte útil para mejorar la productividad durante los viajes de trabajo? Dejadnos vuestras ideas en los comentarios.

Comentarios (1)

[…] Tablet/portátil: hay quienes no pueden viajar por trabajo sin su ordenador portátil donde encuentran toda la información relevante para sus reuniones y entrevistas. Pero, cada vez son más lo que se apañan con una Tablet en la que prácticamente pueden realizar las mismas tareas pero con un menor peso y tamaño. Además, también podrás usarlo para tus ratos libres: ver una película, escuchar música, hacer un curso o revisar las noticias. Si quieres saber cómo aprovechar el tiempo para incrementar tu productividad durante tus viajes de trabajo, no te pierdas este post. […]

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